Errores relacionados con la Facturación Electrónica
Errores relacionados con la Facturación Electrónica
Artículo escrito por Gustavo Porras, Senior de Impuestos.
La facturación electrónica es un proceso esencial que requiere precisión y puntualidad. Sin embargo, algunos errores comunes, como retrasar la emisión de comprobantes o no documentar correctamente situaciones de contingencia, pueden dificultar la gestión adecuada. En este artículo, abordamos estos errores y ofrecemos recomendaciones para mantener un proceso de facturación eficiente.
1. Postergar la confección de Comprobantes Electrónicos
Regla General
Los comprobantes electrónicos deben ser generados al momento de la prestación del servicio o entrega del bien, tal como se establece en el artículo 21 del Reglamento de Comprobantes Electrónicos (salvo algunas excepciones). Esto implica que la emisión debe ser inmediata y automatizada.Errores comunes
- Retrasos en la emisión: Emitir facturas días después de la transacción. Por ejemplo: Una empresa entrega un bien el 5 de octubre, pero emite la factura el 15 de octubre.
- No enviar los archivos XML de forma inmediata: Falta de envío del archivo XML a la DGT. Por ejemplo: Un comprobante que no se valida a tiempo, dejando al contribuyente expuesto a sanciones.
Soluciones
- Establecer protocolos para asegurar la emisión y el envío automático de facturas en el momento de la transacción.
- Utilizar software que integre la facturación con la DGT para garantizar que los archivos XML se envíen inmediatamente Según la estructura 4.3.
Recomendaciones
- Implementar un sistema de monitoreo que verifique el estado de las facturas enviadas a la DGT.
- Capacitar al personal sobre la importancia de la emisión oportuna de las facturas.
2. No documentar las excepciones de contingencia
Situaciones de no conexión a internet
Si no hay acceso a internet, los archivos deben enviarse dentro de dos días hábiles, indicando "sin internet". Decreto 41820-H: Art. 21 y 23 / Res. N° DGT-R-033-2019: Art. 3.Errores Comunes
- No documentar correctamente la situación de contingencia. Por ejemplo: No indicar que se utilizó la opción "sin internet" en el comprobante.
Soluciones
- Capacitar al personal sobre cómo manejar situaciones de contingencia y documentar adecuadamente cada caso.
Recomendaciones
- Mantener un registro de todas las transacciones que se enviaron como "sin internet" para tener claridad en caso de auditoría.
Evitar estos errores comunes en la facturación electrónica permite optimizar el flujo de trabajo y cumplir con los requisitos establecidos. Con protocolos claros y personal capacitado, es posible asegurar que la emisión y registro de comprobantes se realicen de manera precisa y en el momento adecuado.
En BDO podemos brindarles un servicio de asesoramiento y entrenamiento en la elaboración de facturas electrónicas, así como todo tipo de consultorías relacionadas. ¡Contáctenos para conversar!