Procedimiento para el registro de correos electrónicos societarios: Directriz DPJ-002-2025
Procedimiento para el registro de correos electrónicos societarios: Directriz DPJ-002-2025
Noticia escrita por Ana Carmen Ruiz Corrales, Abogada de Legal.
Con la entrada en vigencia de la Ley Nº 10597 "Ley para establecer el correo electrónico como medio de notificación para las sociedades mercantiles", se establece la obligación, para todas las sociedades mercantiles, de inscribir ante el Registro Nacional, un correo electrónico, como medio oficial para recibir notificaciones.
En cumplimiento del plazo otorgado en el Transitorio I de la Ley antes citada, la Dirección del Registro de Personas Jurídicas ha emitido la Directriz DPJ-002-2025, mediante la cual se establecen los procedimientos aplicables a partir del próximo miércoles 4 de junio de 2025.
A continuación, resumimos los principales aspectos que regula esta Directriz.
Constituciones de sociedades mercantiles
Las escrituras constitutivas de sociedades mercantiles que sean ingresadas por primera vez a partir del 4 de junio, deberán de incluir de manera expresa, una dirección de correo electrónico válido como medio para recibir notificaciones. De no establecerse, la escritura será calificada como defectuosa.En cuanto a las constituciones de sociedades, que fueron presentadas antes de esa fecha y que aún se encuentren en proceso de inscripción, podrán concluir su inscripción sin necesidad de integrar el correo electrónico, pero quedan obligadas a registrar dicho medio de comunicación, según los requisitos que se definen seguido.
Sociedades mercantiles previamente inscritas
Estas sociedades mercantiles tendrán hasta el 4 de junio de 2026, para cumplir con el procedimiento registral e inscribir un correo oficial de notificaciones. Esta inscripción podrá realizarse mediante escritura pública, con la solicitud expresa de un representante legal, o bien, por medio de protocolización de acuerdo de Asamblea General de Socios en la que se reforme el pacto Constitutivo.Sucursales de sociedades, poderes extranjeros y Asociaciones residentes en el extranjero
La directriz también contempla a las sucursales de sociedades extranjeras, a los poderes de empresas extranjeras inscritos en el país, cuando los apoderados no tengan domicilio en el país, y a las Asociaciones residentes en el extranjero que deseen actuar en Costa Rica. En estos casos, el Registro Nacional requerirá la inscripción de una dirección de correo electrónico ante el Registro Nacional.Eliminación de la figura del agente residente
En virtud de la nueva regulación se elimina la figura del agente residente, ya que la notificación electrónica asumirá su función comunicativa.Consecuencia registral por no cumplimiento
De conformidad con el transitorio II de la Ley N° 10.597, a partir del 5 de junio de 2026, el Registro de Personas Jurídicas calificará como defectuoso cualquier documento relativo a una sociedad mercantil que no cuente con una dirección de correo electrónico registrada.La implementación de esta nueva normativa representa un avance importante en la gestión registral de las sociedades mercantiles en Costa Rica.
Es fundamental que los representantes de las personas jurídicas tomen las medidas oportunas para cumplir con esta obligación, dentro del plazo establecido, y que inscriban un correo electrónico que sea de uso frecuente y que se revise de manera regular, previniendo, de esta forma, las consecuencias legales por notificaciones no atendidas en plazo.
En BDO, contamos con un equipo de expertos que están listos para ayudarle. Si desea más información sobre este tema, no dude en contactarnos.
Fuentes:
- Ley para establecer el correo electrónico como medio de notificación para las sociedades mercantiles N° 10597
- Directriz DPJ-0002-2025
- Código de Comercio